उच्च-दांव वाली एयरोस्पेस अनुपालन रिपोर्टिंग की दुनिया में कई लोग यह मानते हैं: "अगर इसे लॉग नहीं किया गया, तो यह हुआ ही नहीं।" दरअसल, Boeing ने 2015 में यह कठोर अनुभव किया, जब Federal Aviation Administration (FAA) ने कंपनी पर $12 million का जुर्माना लगाया। हालांकि निर्माता अपनी सुरक्षा जांचें अद्यतन रखता था, उसने अनुपालन डेटा को ठीक से दर्ज नहीं किया और आवश्यक रिपोर्टें समय पर जमा नहीं कीं।

ये जुर्माने केवल बड़ी कंपनियों पर ही नहीं लगाए जाते। जो कोई भी कंपनी अनुपालन प्रशिक्षण के प्रबंधन और रिकॉर्ड रखने की जिम्मेदार है, उससे उम्मीद की जाती है कि वह प्रशिक्षण संचालित करेगी और लॉग अपडेट रखेगी।

यह चुनौतीपूर्ण हो सकता है। बड़ी कंपनियाँ अक्सर इस अनुपालन पहलू का प्रबंधन करने के लिए विशेष टीमें नियुक्त करती हैं, क्योंकि आने वाले ऑडिट के लिए घंटों की तैयारी करनी पड़ सकती है।

लेकिन उन छोटी कंपनियों का क्या, जिनके पास पर्याप्त जनशक्ति नहीं है?

नींद-रहित रातें हो सकती हैं।

क्या समाधान है?

एक महत्वाकांक्षी उद्यमी ने इसी समस्या के समाधान के लिए एक सॉफ़्टवेयर बनाया है। मिलिए Jen Remsik से, जो Training Tracker की संस्थापक और CEO हैं। उनकी कंपनी के क्लाउड-आधारित सॉफ़्टवेयर के जरिए, सुरक्षा प्रबंधक और अनुपालन अधिकारी जटिल स्प्रेडशीट या डेटाबेस की आवश्यकता के बिना अपना ट्रैकिंग सरल बना सकते हैं।

यह सॉफ़्टवेयर एक आधुनिक इंटरफ़ेस प्रदान करता है जहाँ कर्मचारियों के प्रशिक्षण की स्थिति आयात के बाद मॉनिटर की जा सकती है। इन डाटाओं को सबटीम, पूर्णता स्थिति, प्रशिक्षण मॉड्यूल, समाप्ति तिथि आदि के आधार पर फ़िल्टर किया जा सकता है।

फिर सुरक्षा प्रबंधक प्रविष्टियों का चयन कर उन्हें पूरा चिह्नित कर सकते हैं, या उन्हें पूरी तरह हटा भी सकते हैं। जैसे-जैसे प्रमाणपत्र की समाप्ति तिथि नज़दीक आती है, खाते के उपयोगकर्ताओं को स्वतः ईमेल द्वारा सूचित किया जाता है।

सॉफ़्टवेयर विस्तृत टैगिंग क्षमताएँ भी देता है, जो प्रत्येक कंपनी की अनूठी जरूरतों के अनुसार विशेष अनुकूलन की अनुमति देती हैं। नौकरी के शीर्षकों से लेकर विभागों और असाइनमेंट श्रेणियों तक किसी भी चीज़ को उपयोग के अनुसार विशेष रूप से अनुकूलित किया जा सकता है।

और अतिरिक्त सहायता की आवश्यकता वाले ग्राहकों के लिए, Training Tracker एक व्यापक हेल्प सेंटर प्रदान करता है, जो अपने प्लेटफ़ॉर्म की लगभग हर सुविधा के लिए गहन निर्देश देता है।

ग्राहक-केंद्रित दृष्टिकोण

जब Jen ने 2018 में Training Tracker का नेतृत्व संभाला, तो उनके पास एक स्पष्ट दृष्टि थी।

अपने व्यापक HR अनुभव का उपयोग करते हुए, उन्होंने प्लेटफ़ॉर्म का कायाकल्प किया और उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस को फिर से डिज़ाइन किया। उपयोगकर्ताओं के साथ साक्षात्कार करके, वह सॉफ़्टवेयर की समस्याओं को दूर कर सकीं, खासकर निर्माण संबंधी ग्राहकों के लिए, क्योंकि उस समय वह उनका सबसे बड़ा वर्ग था।

उदाहरण के लिए, Training Tracker ने स्वचालित रिमाइंडर ईमेल भेजने की क्षमता जोड़ दी, एक ऐसी सुविधा जिसने कर्मचारियों के कार्यभार को घटाया और नई तकनीक का लाभ उठाया जिसे इसके उपयोगकर्ताओं को अभी तक परिचित नहीं कराया गया था।

प्रतिक्रिया शानदार रही। एक ग्राहक — जो प्रशिक्षण निरीक्षण के दौरान नोट किए जाने के बाद सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने लगा था — अपनी रिपोर्टिंग में इतने सुधार करने में सफल रहा कि निरीक्षक ने अगले ऑडिट में सॉफ़्टवेयर का जिक्र किया:

"मैं Training Tracker से बहुत खुश हूँ। मैं इसका उपयोग हमारे सभी खाद्य सुरक्षा और खाद्य रक्षा प्रशिक्षण आवश्यकताओं के प्रबंधन के लिए कर रहा/रही हूँ। हमारे आखिरी खाद्य सुरक्षा निरीक्षण के दौरान, ऑडिटर ने बताया कि Training Tracker ने हमारी प्रशिक्षण आवश्यकताओं को कितनी अच्छी तरह पूरा किया; यह उनकी अंतिम आकलन रिपोर्ट में भी उल्लिखित किया गया।"

एक अन्य उपयोगकर्ता ने अनुपालन ऑडिट से पहले सॉफ़्टवेयर द्वारा लाई गई समय की बचत के बारे में टिप्पणी की:

"Training Tracker ने हमारे प्रशिक्षण प्रबंधन के तरीके को बदल दिया है और मुझे मेरी शामें वापस लौटा दी हैं। यह प्रशिक्षण शेड्यूल करने, दस्तावेज़ तैयार करने और भविष्यवाणी करने में सहायक साबित हुआ है, जिससे मुझे लगभग 5 hours every week बचते हैं जो मैं पहले नवीनीकरण तिथियों की गणना में खर्च करता/करती था। ग्राहक ऑडिट के दौरान, हम स्प्रेडशीट प्रदान करने के बजाय सिस्टम से सीधे जानकारी प्रदर्शित कर सकते हैं, जो हमारे ग्राहकों को हमारी प्रक्रियाओं में बड़ा विश्वास देता है।"

विशेष पेशकश

Jen सॉफ़्टवेयर का 14-day, risk-free trial of the software पेश कर रही हैं – किसी क्रेडिट कार्ड की आवश्यकता नहीं। और अधिक जानने के लिए, Training Tracker से सीधे संपर्क करें.