Dans le monde à enjeux élevés des rapports de conformité aérospatiale, beaucoup suivent le mantra : "s'il n'est pas consigné, cela ne s'est pas produit."

En réalité, Boeing l'a appris à ses dépens en 2015, lorsqu'il a été condamné à une amende de 12 millions de dollars par l'Administration fédérale de l'aviation (FAA).

Bien que le constructeur ait été à jour dans ses contrôles de sécurité, il n'a pas correctement consigné les données de conformité ni soumis les rapports requis dans les délais.

Ces amendes ne sont pas uniquement infligées aux grandes sociétés. Toute entreprise responsable de la gestion et de l'enregistrement des formations de conformité est censée dispenser les formations et tenir les registres à jour.

Cela peut être décourageant. Les grandes entreprises embauchent souvent des équipes dédiées pour gérer cet aspect de la conformité, car les audits à venir peuvent nécessiter des heures de préparation.

Mais qu'en est-il des petites entreprises qui n'ont pas forcément les ressources humaines ?

Des nuits blanches sont probablement à prévoir.

Une solution ?

Une entrepreneuse ambitieuse a développé un logiciel pour répondre précisément à ce problème. Voici Jen Remsik, fondatrice et PDG de Training Tracker.

Grâce au logiciel cloud de son entreprise, les responsables sécurité et les responsables conformité peuvent simplifier leur suivi sans recourir à des feuilles de calcul ou des bases de données complexes.

Le logiciel offre une interface moderne où les statuts de formation des employés peuvent être surveillés après importation. Ces données peuvent être filtrées par sous-équipe, statut d'achèvement, module de formation, date d'expiration, et plus encore.

Les responsables sécurité peuvent ensuite sélectionner des entrées et les marquer comme terminées, ou les supprimer complètement. À l'approche de la date d'expiration d'une certification, les utilisateurs du compte sont automatiquement avertis par e-mail.

Le logiciel propose également de vastes possibilités d'étiquetage, permettant une personnalisation sur mesure en fonction des besoins uniques de chaque entreprise. Tout, des intitulés de poste aux services en passant par les catégories d'affectation, peut être spécifiquement adapté à l'usage.

Et pour les clients ayant besoin d'un soutien supplémentaire, Training Tracker propose un centre d'aide complet, offrant des guides détaillés pour pratiquement chaque fonctionnalité de sa plateforme.

Une approche axée sur le client

Lorsque Jen a repris Training Tracker en 2018, elle avait une vision. Forte d'une solide expérience en ressources humaines, elle a remanié la plateforme en s'appuyant sur son expertise pour repenser l'interface utilisateur.

Grâce à des entretiens avec les utilisateurs, elle a pu résoudre les points de douleur du logiciel, en particulier pour les clients du secteur manufacturier, qui constituaient alors son plus grand segment.

Par exemple, Training Tracker a ajouté la possibilité d'envoyer des e-mails de rappel automatisés, une fonctionnalité qui a réduit la charge de travail du personnel tout en exploitant une technologie plus récente qui n'avait pas encore été introduite auprès de ses utilisateurs.

La réponse a été phénoménale. Un client — qui avait commencé à utiliser le logiciel après avoir été signalé lors d'une inspection de formation — a pu améliorer ses rapports à tel point que l'inspecteur a mentionné le logiciel lors de son audit suivant :

"Je suis très satisfait de Training Tracker. Je l'utilise pour gérer toutes nos exigences de formation en matière de sécurité alimentaire et de protection alimentaire. Lors de notre dernière inspection de sécurité alimentaire, l'auditeur a fait remarquer à quel point Training Tracker répondait bien à nos besoins en matière de formation ; il a même été mentionné dans son rapport d'évaluation final."

Un autre utilisateur a souligné le temps économisé que le logiciel a apporté à son équipe avant les audits de conformité :

"Training Tracker a transformé notre façon de gérer les formations et m'a rendu mes soirées. Il a été un atout pour la planification, la documentation et la prévision des formations, me faisant gagner environ 5 heures chaque semaine que je passais auparavant à calculer les dates de renouvellement. Lors des audits clients, nous pouvons afficher les informations directement depuis le système au lieu de fournir des feuilles de calcul, ce qui donne à nos clients une grande confiance dans nos processus."

Offre spéciale

Jen propose un essai sans risque de 14 jours du logiciel — aucune carte de crédit requise. Pour en savoir plus, contactez directement Training Tracker.