Di dunia pelaporan kepatuhan dirgantara yang penuh tekanan, banyak yang mengikuti pepatah, "jika tidak tercatat, berarti tidak terjadi." Dalam kenyataannya, Boeing mengalami hal ini pada 2015, ketika dikenai denda $12 million oleh Federal Aviation Administration (FAA). Meskipun pabrikan itu melakukan pemeriksaan keselamatan secara tepat waktu, mereka gagal mencatat data kepatuhan dengan benar dan menyerahkan laporan yang diperlukan tepat waktu.

Denda seperti ini tidak hanya diberikan kepada perusahaan besar. Setiap perusahaan yang bertanggung jawab mengelola dan mencatat pelatihan kepatuhan diharapkan menyelenggarakan pelatihan dan menjaga catatan tetap mutakhir.

Hal ini bisa terasa menakutkan. Perusahaan besar sering menyewa tim khusus untuk mengelola aspek kepatuhan ini, karena audit yang akan datang dapat memerlukan berjam-jam persiapan.

Tapi bagaimana dengan perusahaan kecil yang mungkin tidak memiliki tenaga?

Malam tanpa tidur kemungkinan besar akan mengikuti.

Solusi?

Seorang pengusaha ambisius telah membangun perangkat lunak untuk menangani masalah ini. Kenalkan Jen Remsik, pendiri dan CEO dari Training Tracker. Melalui perangkat lunak berbasis cloud perusahaannya, manajer keselamatan dan petugas kepatuhan dapat menyederhanakan pelacakan mereka tanpa memerlukan spreadsheet atau basis data yang rumit.

Perangkat lunak ini menyediakan antarmuka modern di mana status pelatihan karyawan dapat dipantau setelah diimpor. Data ini dapat difilter berdasarkan subtim, status penyelesaian, modul pelatihan, tanggal kedaluwarsa, dan lainnya.

Manajer keselamatan kemudian dapat memilih entri dan menandainya sebagai selesai, atau menghapusnya sama sekali. Saat tanggal kedaluwarsa sertifikasi mendekat, pengguna akun diberitahu secara otomatis lewat email.

Perangkat lunak ini juga menyediakan kemampuan penandaan yang luas, memungkinkan kustomisasi sesuai kebutuhan unik setiap perusahaan. Apa pun mulai dari jabatan hingga departemen maupun kategori penugasan dapat disesuaikan secara spesifik untuk digunakan.

Dan untuk pelanggan yang membutuhkan dukungan tambahan, Training Tracker menyediakan pusat bantuan yang luas, memberikan panduan mendalam untuk hampir setiap fitur di platformnya.

Pendekatan yang Mengutamakan Pelanggan

Saat Jen mengambil alih Training Tracker pada 2018, dia memiliki visi. Dengan pengalaman luas di bidang SDM, dia merombak platform, memanfaatkan latar belakangnya untuk mendesain ulang antarmuka pengguna. Melalui wawancara dengan pengguna, dia mampu menangani titik-titik masalah perangkat lunak, terutama untuk klien manufaktur, karena itu merupakan segmen terbesarnya pada waktu itu.

Misalnya, Training Tracker menambahkan kemampuan mengirim email pengingat otomatis, sebuah fitur yang mengurangi beban kerja staf sambil memanfaatkan teknologi baru yang sebelumnya belum diperkenalkan kepada penggunanya.

Responsnya luar biasa. Seorang pelanggan – yang mulai menggunakan perangkat lunak setelah mendapat catatan tertulis saat inspeksi pelatihan – mampu meningkatkan pelaporan mereka sedemikian rupa sehingga pemeriksa menyebut perangkat lunak itu dalam audit berikutnya:

"Saya sangat senang dengan Training Tracker. Saya menggunakannya untuk mengelola semua kebutuhan pelatihan Keamanan Pangan dan Pertahanan Pangan kami. Saat inspeksi Keamanan Pangan terakhir, auditor mengomentari betapa baiknya Training Tracker memenuhi kebutuhan pelatihan kami; hal itu bahkan disebutkan dalam laporan penilaian akhirnya."

Pengguna lain mengomentari penghematan waktu yang dibawa perangkat lunak ini kepada tim mereka menjelang audit kepatuhan:

"Training Tracker telah mengubah cara kami mengelola pelatihan dan mengembalikan malam saya. Ini menjadi aset untuk penjadwalan, dokumentasi, dan peramalan pelatihan, menghemat sekitar 5 jam setiap minggu yang dulu saya habiskan untuk menghitung tanggal perpanjangan. Saat audit pelanggan, kami dapat menampilkan informasi langsung dari sistem alih-alih menyediakan spreadsheet, yang memberi pelanggan kami kepercayaan besar pada proses kami."

Penawaran Khusus

Jen menawarkan uji coba 14 hari tanpa risiko – tidak perlu kartu kredit. Untuk mempelajari lebih lanjut, hubungi Training Tracker secara langsung.