Trong lĩnh vực báo cáo tuân thủ hàng không vũ trụ đầy rủi ro, nhiều người tuân theo châm ngôn: "nếu không được ghi lại, thì nó chưa xảy ra." Thực tế, Boeing đã học bài học đau đớn này vào năm 2015, khi hãng bị Cơ quan Hàng không Liên bang (FAA) phạt $12 million. Mặc dù nhà sản xuất đã cập nhật các kiểm tra an toàn, họ đã không ghi chép đúng cách dữ liệu tuân thủ và nộp các báo cáo bắt buộc đúng hạn.

Những khoản tiền phạt này không chỉ được áp dụng cho các công ty lớn. Bất kỳ công ty nào chịu trách nhiệm quản lý và ghi chép đào tạo tuân thủ đều phải tổ chức các khoá đào tạo và duy trì sổ đăng ký luôn được cập nhật.

Việc này có thể là điều đáng lo ngại. Các công ty lớn thường thuê các đội ngũ chuyên trách để quản lý phần tuân thủ này, vì các cuộc kiểm toán sắp tới có thể đòi hỏi hàng giờ chuẩn bị.

Còn các công ty nhỏ có thể không đủ nhân lực thì sao?

Có lẽ sẽ dẫn đến những đêm mất ngủ.

Một giải pháp?

Một doanh nhân đầy tham vọng đã phát triển phần mềm để giải quyết chính vấn đề này. Gặp gỡ Jen Remsik, nhà sáng lập kiêm CEO của Training Tracker. Thông qua phần mềm dựa trên đám mây của công ty bà, các quản lý an toàn và nhân viên phụ trách tuân thủ có thể đơn giản hóa việc theo dõi mà không cần dùng các bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu phức tạp.

Phần mềm cung cấp giao diện hiện đại nơi trạng thái đào tạo của nhân viên có thể được theo dõi sau khi nhập khẩu. Dữ liệu này có thể được lọc theo tiểu nhóm, trạng thái hoàn thành, mô-đun đào tạo, ngày hết hạn và nhiều tiêu chí khác.

Các quản lý an toàn sau đó có thể chọn các mục và đánh dấu là đã hoàn thành, hoặc xóa chúng hoàn toàn. Khi ngày hết hạn chứng nhận đến gần, người dùng tài khoản sẽ được thông báo tự động qua email.

Phần mềm còn cung cấp khả năng gắn thẻ rộng rãi, cho phép tuỳ chỉnh theo nhu cầu đặc thù của từng công ty. Mọi thứ từ chức danh công việc đến phòng ban và hạng mục phân công đều có thể được điều chỉnh cụ thể để sử dụng.

Và đối với khách hàng cần hỗ trợ thêm, Training Tracker cung cấp một trung tâm trợ giúp toàn diện, bao gồm các hướng dẫn chi tiết cho hầu hết các tính năng trên nền tảng của họ.

Một phương pháp lấy khách hàng làm trung tâm

Khi Jen tiếp quản Training Tracker vào năm 2018, bà đã có một tầm nhìn. Với kinh nghiệm sâu rộng về nhân sự, bà đã đại tu nền tảng, dùng chuyên môn của mình để thiết kế lại giao diện người dùng. Qua các cuộc phỏng vấn với người dùng, bà đã khắc phục các điểm gây khó chịu của phần mềm, đặc biệt cho các khách hàng trong ngành sản xuất, vì đó là phân khúc lớn nhất của bà thời điểm đó.

Ví dụ, Training Tracker đã thêm khả năng gửi email nhắc nhở tự động, một tính năng giảm khối lượng công việc cho nhân viên đồng thời tận dụng công nghệ mới mà người dùng của họ trước đó chưa áp dụng.

Phản hồi rất ấn tượng. Một khách hàng — người đã bắt đầu dùng phần mềm sau khi bị ghi nhận vi phạm trong một cuộc kiểm tra đào tạo — đã cải thiện báo cáo của họ đến mức người kiểm tra đã đề cập đến phần mềm này trong cuộc kiểm toán tiếp theo của mình:

"Tôi rất hài lòng với Training Tracker. Tôi đang sử dụng nó để quản lý tất cả các yêu cầu đào tạo về An toàn Thực phẩm và Bảo vệ Thực phẩm của chúng tôi. Trong lần kiểm tra An toàn Thực phẩm gần đây nhất, kiểm toán viên đã nhận xét về mức độ phù hợp của Training Tracker với nhu cầu đào tạo của chúng tôi; phần mềm thậm chí đã được đề cập trong báo cáo đánh giá cuối cùng của ông ấy."

Một người dùng khác nhận xét về việc phần mềm giúp đội ngũ của họ tiết kiệm thời gian như thế nào trước các cuộc kiểm toán tuân thủ:

"Training Tracker đã thay đổi cách chúng tôi quản lý đào tạo và trả lại cho tôi buổi tối của mình. Nó đã trở thành một tài sản cho việc lập lịch, lưu trữ tài liệu và dự báo đào tạo, giúp tôi tiết kiệm khoảng 5 giờ mỗi tuần mà trước đây tôi dành để tính toán ngày gia hạn. Trong các cuộc kiểm toán của khách hàng, chúng tôi có thể hiển thị thông tin trực tiếp từ hệ thống thay vì cung cấp bảng tính, điều này khiến khách hàng rất yên tâm về quy trình của chúng tôi."

Ưu đãi đặc biệt

Jen đang cung cấp một dùng thử phần mềm 14 ngày không rủi ro – không cần thẻ tín dụng. Để tìm hiểu thêm, liên hệ trực tiếp với Training Tracker.