ในโลกที่มีความเสี่ยงสูงของการรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านอากาศยาน หลายคนยึดตามคติว่า "ถ้าไม่ได้บันทึก ก็เหมือนไม่เกิดขึ้น." In fact, Boeing discovered this the hard way in 2015, when it was fined $12 million by the Federal Aviation Administration (FAA). แม้ว่าผู้ผลิตจะทำการตรวจสอบความปลอดภัยเป็นปัจจุบัน แต่กลับไม่บันทึกข้อมูลการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างถูกต้องและไม่ยื่นรายงานที่จำเป็นให้ทันเวลา.

การปรับเหล่านี้ไม่ได้ถูกดำเนินกับบริษัทใหญ่เท่านั้น. บริษัทใดก็ตามที่รับผิดชอบการจัดการและบันทึกการฝึกอบรมด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ย่อมต้องจัดการฝึกอบรมและรักษาบันทึกให้ทันสมัย.

สิ่งนี้อาจทำให้รู้สึกท่วมท้น. บริษัทขนาดใหญ่มักจ้างทีมงานมาเพื่อจัดการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยเฉพาะ เนื่องจากการตรวจสอบที่จะมาถึงอาจต้องใช้เวลาจำนวนชั่วโมงในการเตรียมตัว.

แล้วบริษัทขนาดเล็กที่อาจไม่มีบุคลากรเพียงพอล่ะ?

มักจะตามมาด้วยคืนที่นอนไม่หลับ.

ทางออก?

ผู้ประกอบการที่มีความทะเยอทะยานคนหนึ่งได้พัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อแก้ปัญหานี้โดยเฉพาะ. ขอแนะนำ Jen Remsik ผู้ก่อตั้งและ CEO ของ Training Tracker. ผ่านซอฟต์แวร์บนคลาวด์ของบริษัท ผู้จัดการความปลอดภัยและเจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตามข้อกำหนดสามารถทำให้การติดตามง่ายขึ้นโดยไม่ต้องใช้สเปรดชีตหรือฐานข้อมูลที่ซับซ้อน.

ซอฟต์แวร์มีอินเทอร์เฟซที่ทันสมัยซึ่งสามารถติดตามสถานะการฝึกอบรมของพนักงานหลังจากนำเข้าข้อมูลได้. ข้อมูลนี้สามารถกรองได้ตามทีมย่อย สถานะการเสร็จสิ้น โมดูลการฝึกอบรม วันที่หมดอายุ และอื่นๆ.

ผู้จัดการความปลอดภัยสามารถเลือกแต่ละรายการแล้วทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น หรือจะลบรายการนั้นออกเลยก็ได้. เมื่อวันที่ใบรับรองใกล้หมดอายุ ผู้ใช้บัญชีจะได้รับการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติทางอีเมล.

ซอฟต์แวร์ยังมีความสามารถในการติดแท็กอย่างกว้างขวาง ทำให้สามารถปรับแต่งเฉพาะตามความต้องการเฉพาะของแต่ละบริษัทได้. ตั้งแต่ตำแหน่งงานไปจนถึงแผนกหรือหมวดหมู่การมอบหมาย สามารถปรับแต่งให้เหมาะสมสำหรับการใช้งานได้เป็นพิเศษ.

และสำหรับลูกค้าที่ต้องการการสนับสนุนเพิ่มเติม, Training Tracker มีศูนย์ช่วยเหลือที่ครอบคลุม ซึ่งให้คำแนะนำเชิงลึกสำหรับแทบทุกฟีเจอร์ในแพลตฟอร์มของตน.

แนวทางมุ่งเน้นลูกค้า

เมื่อ Jen เข้ามารับผิดชอบ Training Tracker ในปี 2018 เธอมีวิสัยทัศน์. ด้วยประสบการณ์ด้านทรัพยากรบุคคลอย่างกว้างขวาง เธอปรับปรุงแพลตฟอร์มใหม่ทั้งหมด โดยนำพื้นฐานความรู้ของเธอมาออกแบบอินเทอร์เฟซผู้ใช้ใหม่. ผ่านการสัมภาษณ์ผู้ใช้ เธอสามารถแก้จุดเจ็บปวดของซอฟต์แวร์ได้ โดยเฉพาะสำหรับลูกค้าในภาคการผลิต ซึ่งเป็นกลุ่มลูกค้าที่ใหญ่ที่สุดของเธอในขณะนั้น.

เช่น Training Tracker เพิ่มฟีเจอร์การส่งอีเมลเตือนอัตโนมัติ ซึ่งเป็นฟีเจอร์ที่ลดภาระงานของพนักงานในขณะที่นำเทคโนโลยีใหม่ที่ผู้ใช้ยังไม่เคยใช้มาก่อนไปใช้.

การตอบรับเป็นไปอย่างยอดเยี่ยม. ลูกค้ารายหนึ่ง – ผู้ที่เริ่มใช้ซอฟต์แวร์หลังจากถูกบันทึกข้อสังเกตระหว่างการตรวจสอบการฝึกอบรม – สามารถปรับปรุงการรายงานของพวกเขาจนดีขึ้นมากจนผู้ตรวจสอบได้กล่าวถึงซอฟต์แวร์ในการตรวจสอบครั้งถัดไป:

"ฉันพอใจกับ Training Tracker มาก. ฉันใช้มันในการจัดการข้อกำหนดการฝึกอบรมด้านความปลอดภัยของอาหารและการป้องกันอาหารทั้งหมดของเรา. ในการตรวจความปลอดภัยด้านอาหารครั้งล่าสุด ผู้ตรวจสอบได้กล่าวชื่นชมว่า Training Tracker ตอบโจทย์ความต้องการด้านการฝึกอบรมของเราได้ดีเพียงใด; ถึงขั้นถูกกล่าวถึงในรายงานการประเมินฉบับสุดท้ายของเขา."

ผู้ใช้รายอื่นกล่าวถึงการประหยัดเวลาที่ซอฟต์แวร์มอบให้ทีมของพวกเขาก่อนการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด:

"Training tracker ได้เปลี่ยนวิธีที่เราจัดการการฝึกอบรมและทำให้ฉันมีเวลาช่วงเย็นกลับคืนมา. มันเป็นทรัพยากรที่มีคุณค่าในการจัดตารางงาน การบันทึก และการพยากรณ์การฝึกอบรม ช่วยประหยัดเวลาประมาณ 5 ชั่วโมงทุกสัปดาห์ที่ฉันเคยใช้ในการคำนวณวันที่ต้องต่ออายุ. ในระหว่างการตรวจสอบของลูกค้า,  เราสามารถแสดงข้อมูลโดยตรงจากระบบแทนการส่งสเปรดชีต ซึ่งทำให้ลูกค้ามั่นใจอย่างยิ่งในกระบวนการของเรา."

ข้อเสนอพิเศษ

Jen กำลังเสนอ การทดลองใช้งานซอฟต์แวร์แบบปลอดความเสี่ยง 14 วัน – ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต. หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม, ติดต่อ Training Tracker โดยตรง.