В сфере отчетности по соблюдению требований в аэрокосмической отрасли, где ставки очень высоки, многие следуют девизу: «если это не зафиксировано, значит, этого не было.» В действительности Boeing убедилась в этом на собственном опыте в 2015 году, когда Federal Aviation Administration (FAA) оштрафовала её на $12 million. Хотя производитель своевременно проводил проверки безопасности, он не надлежащим образом вёл учёт данных о соответствии требованиям и не подавал обязательные отчёты вовремя.

Такие штрафы выписывают не только крупным компаниям. Любая организация, отвечающая за управление и ведение учёта обучения по комплаенсу, обязана проводить обучение и своевременно обновлять записи.

Это может показаться обременительным. Крупные компании часто нанимают специальные команды, которые занимаются именно этой частью комплаенса, поскольку подготовка к предстоящим аудитам может потребовать часов работы.

А что же делать небольшим компаниям, у которых может не быть достаточного штата?

Скорее всего, это обернётся бессонными ночами.

Решение?

Одна предприимчивая предпринимательница создала программное обеспечение, чтобы решить эту конкретную проблему. Познакомьтесь с Jen Remsik, основательницей и генеральным директором Training Tracker. Через облачную платформу её компании менеджеры по безопасности и сотрудники, отвечающие за комплаенс, могут упростить ведение учёта без необходимости использовать сложные таблицы или базы данных.

В программном обеспечении реализован современный интерфейс, в котором после импорта данных можно отслеживать статусы обучения сотрудников. Эти данные можно фильтровать по подкоманде, статусу завершения, учебному модулю, дате истечения и другим параметрам.

Менеджеры по безопасности могут выбирать записи и отмечать их как завершённые или удалять их полностью. По мере приближения даты истечения сертификации пользователи аккаунтов получают автоматические уведомления по электронной почте.

Программа также предлагает расширенные возможности тегирования, что позволяет гибко настраивать её под уникальные потребности каждой компании. Всё — от должностей и отделов до категорий назначений — можно адаптировать под конкретное использование.

А для клиентов, нуждающихся в дополнительной поддержке, Training Tracker предоставляет обширный центр поддержки, где есть подробные инструкции практически по каждой функции платформы.

Клиентоориентированный подход

Когда Джен возглавила Training Tracker в 2018 году, у неё было чёткое видение. Обладая большим опытом в HR, она полностью переработала платформу, используя свои знания при редизайне пользовательского интерфейса. В результате интервью с пользователями ей удалось устранить проблемные места в программном обеспечении, особенно для клиентов из производственного сектора, который тогда был её крупнейшим сегментом.

Например, в Training Tracker добавили возможность отправки автоматических напоминаний по электронной почте — функция, которая снизила нагрузку на сотрудников и внедрила более современные технологии, ещё не знакомые многим пользователям.

Реакция была впечатляющей. Один клиент — начавший использовать программу после замечания в ходе проверки обучения — смог настолько улучшить свою отчётность, что инспектор упомянул это программное обеспечение в следующем аудите:

"Меня очень устраивает Training Tracker. Я использую его для управления всеми нашими требованиями по безопасности пищевой продукции и её защите. Во время последней проверки по безопасности пищевой продукции аудитор отметил, насколько хорошо Training Tracker удовлетворяет наши потребности в обучении; программа даже была упомянута в его итоговом отчётном заключении."

Другой пользователь отметил, сколько времени сэкономила программа у его команды перед аудитами по комплаенсу:

"Training Tracker полностью изменил способ управления обучением и вернул мне свободные вечера. Это стало незаменимым инструментом для планирования, документирования и прогнозирования обучения, экономя примерно 5 часов каждую неделю, которые раньше уходили на расчёт дат продления. Во время аудитов по запросу клиентов мы можем показывать информацию прямо из системы вместо того, чтобы предоставлять таблицы, что вселяет у наших клиентов большую уверенность в наших процессах."

Специальное предложение

Джен предлагает 14-day, risk-free trial of the software — кредитная карта не требуется. Чтобы узнать больше, свяжитесь с Training Tracker напрямую.