در دنیای حساس گزارش‌دهی انطباق در هوافضا، بسیاری این شعار را دنبال می‌کنند: «اگر ثبت نشده باشد، اتفاق نیفتاده است.»

در واقع، Boeing این موضوع را به سختی در سال 2015 تجربه کرد، زمانی که توسط سازمان فدرال هوانوردی (FAA) جریمه‌ای به مبلغ $12 million دریافت کرد.

اگرچه سازنده بررسی‌های ایمنی را به‌روز انجام داده بود، اما داده‌های مربوط به انطباق را به‌درستی ثبت نکرد و گزارش‌های موردنیاز را به‌موقع ارسال نکرد.

این جریمه‌ها تنها متوجه شرکت‌های بزرگ نیست.

هر شرکتی که مسئول مدیریت و ثبت آموزش‌های انطباق است، انتظار می‌رود که آموزش‌ها را برگزار کند و سوابق را به‌روز نگه دارد.

این کار می‌تواند دلهره‌آور باشد.

شرکت‌های بزرگ اغلب تیم‌هایی را فقط برای مدیریت این جنبه از انطباق استخدام می‌کنند، زیرا ممیزی‌های پیش‌رو ممکن است ساعت‌ها آماده‌سازی نیاز داشته باشند.

اما شرکت‌های کوچک که ممکن است نیروی انسانی کافی نداشته باشند چه؟

احتمالاً شب‌های بی‌خوابی در انتظارشان است.

راه‌حل؟

یک کارآفرین بلندپرواز نرم‌افزاری برای پرداختن به همین مسئله ساخته است.

با Jen Remsik آشنا شوید، بنیان‌گذار و مدیرعامل Training Tracker.

از طریق نرم‌افزار ابری شرکت او، مدیران ایمنی و مأموران انطباق می‌توانند پیگیری‌ها را ساده کنند بدون نیاز به صفحه‌گسترده‌ها یا پایگاه‌داده‌های پیچیده.

این نرم‌افزار یک رابط کاربری مدرن فراهم می‌کند که در آن وضعیت‌های آموزش کارکنان پس از وارد شدن قابل‌نظارت است.

این داده‌ها را می‌توان براساس زیرتیم، وضعیت تکمیل، ماژول آموزشی، تاریخ انقضا و موارد دیگر فیلتر کرد.

سپس مدیران ایمنی می‌توانند موارد را انتخاب کرده و آن‌ها را به‌عنوان تکمیل‌شده علامت‌گذاری کنند یا به‌طور کامل حذف‌شان کنند.

با نزدیک شدن تاریخ انقضای گواهی، کاربران حساب به‌طور خودکار از طریق ایمیل مطلع می‌شوند.

این نرم‌افزار همچنین قابلیت‌های برچسب‌گذاری گسترده‌ای ارائه می‌دهد که امکان سفارشی‌سازی اختصاصی بر اساس نیازهای منحصربه‌فرد هر شرکت را فراهم می‌کند.

هر چیزی از عنوان‌های شغلی گرفته تا بخش‌ها و دسته‌بندی‌های وظایف را می‌توان به‌طور خاص برای استفاده تنظیم کرد.

و برای مشتریانی که به پشتیبانی بیشتری نیاز دارند، Training Tracker یک مرکز راهنمای جامع ارائه می‌دهد که دستورالعمل‌های مفصل برای تقریباً هر قابلیت در پلتفرم خود فراهم می‌کند.

رویکرد مشتری‌محور

وقتی Jen در سال 2018 مدیریت Training Tracker را به‌دست گرفت، چشم‌اندازی داشت.

با تجربه گسترده در منابع انسانی، او پلتفرم را بازسازی کرد و از تجربه‌اش برای طراحی مجدد رابط کاربری بهره برد.

از طریق مصاحبه با کاربران، او توانست نقاط درد نرم‌افزار را برطرف کند، به‌خصوص برای مشتریان حوزه تولید، چون آن زمان بزرگ‌ترین بخش مشتریان او بود.

برای مثال، Training Tracker قابلیت ارسال ایمیل‌های یادآوری خودکار را اضافه کرد؛ ویژگی‌ای که بار کاری کارکنان را کاهش داد و در عین حال از فناوری‌های جدیدی استفاده کرد که هنوز به کاربرانش معرفی نشده بودند.

واکنش بسیار مثبت بود.

یک مشتری — که پس از ثبت تخلف در یک بازرسی آموزشی شروع به استفاده از نرم‌افزار کرده بود — توانست گزارش‌دهی خود را به‌طور چشمگیری بهبود دهد تا حدی که بازرس در ممیزی بعدی خود به نرم‌افزار اشاره کرد:

"من از Training Tracker بسیار راضی هستم. من از آن برای مدیریت تمام نیازهای آموزش ایمنی غذا و دفاع غذایی‌مان استفاده می‌کنم. در آخرین بازرسی ایمنی غذا، بازرس درباره اینکه Training Tracker چطور نیازهای آموزشی ما را برآورده می‌کرد، اظهار نظر مثبت کرد؛ حتی در گزارش ارزیابی نهایی او نیز به آن اشاره شد."

کاربری دیگر درباره زمانی که نرم‌افزار پیش از ممیزی‌های انطباق برای تیمشان صرفه‌جویی کرده بود چنین گفت:

"Training Tracker روش مدیریت آموزش را متحول کرده و شب‌هایم را دوباره به من بازگردانده است. این ابزار در برنامه‌ریزی، مستندسازی و پیش‌بینی آموزش مفید بوده و هفتگی حدود 5 ساعت از وقت من را که قبلاً صرف محاسبه تاریخ‌های تمدید می‌کردم، صرفه‌جویی می‌کند. در طول ممیزی‌های مشتریان، می‌توانیم اطلاعات را مستقیماً از سیستم نمایش دهیم به‌جای ارائه صفحه‌گسترده‌ها، که به مشتریان ما اطمینان زیادی نسبت به فرآیندهای‌مان می‌دهد."

پیشنهاد ویژه

Jen یک نسخه آزمایشی بدون ریسک 14 روزه نرم‌افزار ارائه می‌دهد — نیازی به کارت اعتباری نیست.

برای کسب اطلاعات بیشتر، مستقیماً با Training Tracker تماس بگیرید.