En el exigente mundo de los informes de cumplimiento aeroespacial, muchos siguen el mantra "si no queda registrado, no ocurrió." De hecho, Boeing lo aprendió por las malas en 2015, cuando la Administración Federal de Aviación (FAA) le impuso una multa de $12 million. Aunque el fabricante tenía al día sus controles de seguridad, no registró correctamente los datos de cumplimiento ni presentó los informes requeridos a tiempo.

Estas multas no solo se aplican a empresas grandes. Cualquier empresa responsable de gestionar y registrar la formación en cumplimiento está obligada a impartir la formación y mantener los registros actualizados.

Esto puede ser abrumador. Las grandes empresas suelen contratar equipos específicamente para gestionar este aspecto del cumplimiento, ya que las próximas auditorías pueden requerir horas de preparación.

¿Y qué pasa con las pequeñas empresas que quizá no disponen del personal necesario?

Es probable que se sucedan noches sin dormir.

¿Una solución?

Una emprendedora ambiciosa ha desarrollado un software para abordar precisamente este problema. Conozca a Jen Remsik, fundadora y CEO de Training Tracker. Gracias al software en la nube de su empresa, los responsables de seguridad y de cumplimiento pueden simplificar su seguimiento sin necesidad de hojas de cálculo o bases de datos complejas.

El software ofrece una interfaz moderna donde se pueden supervisar los estados de formación de los empleados tras importarlos. Estos datos pueden filtrarse por subequipo, estado de finalización, módulo de formación, fecha de caducidad y más.

Los responsables de seguridad pueden entonces seleccionar las entradas y marcarlas como completadas o eliminarlas por completo. A medida que se acerca la fecha de caducidad de una certificación, los usuarios de la cuenta son notificados automáticamente por correo electrónico.

El software también ofrece amplias capacidades de etiquetado, que permiten una personalización a medida según las necesidades únicas de cada empresa. Desde los puestos de trabajo hasta los departamentos o las categorías de asignación pueden adaptarse específicamente para su uso.

Y para los clientes que necesiten soporte adicional, Training Tracker ofrece un completo centro de ayuda, que proporciona instrucciones detalladas para prácticamente cada función de su plataforma.

Un enfoque centrado en el cliente

Cuando Jen se hizo cargo de Training Tracker en 2018, tenía una visión. Con una amplia experiencia en recursos humanos, reformó la plataforma, aprovechando su experiencia para rediseñar la interfaz de usuario. A través de entrevistas con usuarios, pudo abordar los puntos problemáticos del software, especialmente los de clientes del sector manufacturero, que en ese momento constituían su mayor segmento.

Por ejemplo, Training Tracker añadió la capacidad de enviar correos electrónicos de recordatorio automáticos, una función que redujo la carga de trabajo del personal al tiempo que aprovechaba una tecnología más reciente que aún no se había introducido entre sus usuarios.

La respuesta fue fenomenal. Un cliente —que había comenzado a usar el software después de recibir una observación en una inspección de formación— pudo mejorar sus informes de tal manera que el inspector mencionó el software en su siguiente auditoría:

"Estoy muy satisfecho con Training Tracker. Lo estoy usando para gestionar todos nuestros requisitos de formación en Seguridad Alimentaria y Defensa Alimentaria. Durante nuestra última inspección de Seguridad Alimentaria, el auditor comentó lo bien que Training Tracker cubría nuestras necesidades de formación; incluso lo mencionó en su informe de evaluación final."

Otro usuario comentó sobre el ahorro de tiempo que el software aportó a su equipo antes de las auditorías de cumplimiento:

"Training tracker ha transformado la forma en que gestionamos la formación y me ha permitido recuperar mis noches. Ha sido una herramienta para la programación, documentación y previsión de la formación, ahorrándome aproximadamente 5 horas cada semana que antes dedicaba a calcular las fechas de renovación. Durante las auditorías de clientes,  podemos mostrar la información directamente desde el sistema en lugar de entregar hojas de cálculo, lo que da a nuestros clientes gran confianza en nuestros procesos."

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Jen ofrece una prueba de 14 días sin riesgos del software – no se necesita tarjeta de crédito. Para obtener más información, póngase en contacto con Training Tracker directamente.