في عالم تقارير الامتثال في صناعة الطيران عالي المخاطر، يعتمد كثيرون على المبدأ: «إن لم يُسجَّل، فلم يحدث.» في الواقع، اكتشفت Boeing ذلك بالطريقة الصعبة عام 2015 عندما غرّمتها إدارة الطيران الفيدرالية (FAA) بمبلغ $12 million. فعلى الرغم من أن الشركة المصنعة كانت مُحدثة فيما يتعلق بفحوصات السلامة، إلا أنها فشلت في تسجيل بيانات الامتثال بشكل صحيح وتقديم التقارير المطلوبة في الوقت المحدد.

لا تُفرض هذه الغرامات على الشركات الكبيرة فحسب. أي شركة مسؤولة عن إدارة وتسجيل تدريب الامتثال يُتوقع منها إجراء التدريب والحفاظ على سجلاتها محدثة.

قد يكون هذا مرهقًا. غالبًا ما تستعين الشركات الكبيرة بفرق متخصصة لإدارة هذا الجانب من الامتثال، حيث قد تتطلب عمليات التدقيق المقبلة ساعات من التحضير.

لكن ماذا عن الشركات الصغيرة التي قد لا تملك القوة العاملة الكافية؟

غالبًا ما تليها ليالٍ بلا نوم.

هل من حل؟

عملت سيدة أعمال طموحة على تطوير برنامج لمعالجة هذه المشكلة بالذات. تعرفوا على Jen Remsik، المؤسسة والرئيسة التنفيذية في Training Tracker. من خلال برنامج شركتها القائم على السحابة، يمكن لمديري السلامة ومسؤولي الامتثال تبسيط عملية التتبع دون الحاجة إلى جداول بيانات أو قواعد بيانات معقدة.

يوفر البرنامج واجهة عصرية يمكن من خلالها مراقبة حالات تدريب الموظفين بعد استيرادها. ويمكن تصفية هذه البيانات بحسب الفريق الفرعي، حالة الإنجاز، وحدة التدريب، تاريخ الانتهاء، وغيرها.

يمكن لمديري السلامة بعد ذلك اختيار الإدخالات ووضع علامة "مكتمل" عليها، أو حذفها بالكامل. ومع اقتراب تاريخ انتهاء الشهادة، يتم إخطار مستخدمي الحساب تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني.

كما يوفر البرنامج إمكانيات وسم واسعة، مما يسمح بالتخصيص حسب الاحتياجات الفريدة لكل شركة. يمكن تخصيص أي شيء من المسميات الوظيفية إلى الأقسام وفئات المهام للاستخدام.

وللعملاء الذين يحتاجون إلى دعم إضافي، يوفر Training Tracker مركز مساعدة شامل، يتضمن شروحات متعمقة لكل ميزة تقريبًا في منصته.

نهج يضع العميل أولاً

عندما تولت Jen إدارة Training Tracker في 2018، كانت لديها رؤية. بفضل خبرتها الطويلة في الموارد البشرية، قامت بتحديث شامل للمنصة مستفيدة من خلفيتها لإعادة تصميم واجهة المستخدم. ومن خلال مقابلات مع المستخدمين، تمكنت من معالجة نقاط الألم في البرنامج، لا سيما لعملاء قطاع التصنيع الذي كان أكبر قطاع لديها في ذلك الوقت.

على سبيل المثال، أضاف Training Tracker إمكانية إرسال رسائل تذكير تلقائية عبر البريد الإلكتروني، وهي ميزة خفّضت عبء العمل على الموظفين مع الاستفادة من تكنولوجيا أحدث لم تُقدَّم بعد لمستخدميها.

كان التفاعل رائعًا. أحد العملاء — الذي بدأ باستخدام البرنامج بعد أن سُجلت عليه ملاحظات خلال تفتيش تدريبي — تمكن من تحسين تقاريره إلى درجة أن المفتش ذكر البرنامج في تدقيقه التالي:

«أنا سعيد جدًا بـTraining Tracker. أستخدمه لإدارة جميع متطلباتنا في تدريب سلامة الأغذية وحماية الأغذية. خلال آخر تفتيش لسلامة الأغذية، أشار المدقق إلى مدى كفاءة Training Tracker في تلبية احتياجاتنا التدريبية؛ وقد ذُكر حتى في تقرير التقييم النهائي الخاص به.»

علق مستخدم آخر على الوقت الذي وفّره البرنامج لفريقه قبل عمليات تدقيق الامتثال:

«غيّر Training Tracker طريقة إدارتنا للتدريب وأعاد إليّ أمسياتي. لقد كان أداة قيمة للجدولة والتوثيق والتنبؤ بالتدريب، موفّرًا لي نحو 5 ساعات كل أسبوع كنت أقضيها سابقًا في حساب تواريخ التجديد. أثناء تدقيقات العملاء، يمكننا عرض المعلومات مباشرة من النظام بدلًا من تقديم جداول بيانات، مما يمنح عملائنا ثقة كبيرة في عملياتنا.»

عرض خاص

تقدم Jen تجربة خالية من المخاطر لمدة 14 يومًا للبرنامج — لا حاجة لبطاقة ائتمان. للمزيد من المعلومات، اتصلوا بـ Training Tracker مباشرةً.